Få sparket processen igang, selvom det er stort og komplekst

9. jul.

Kort om samarbejdet

Københavns Universitet er Danmarks største universitet med tusindvis af ansatte, forskere og studerende. Weblandskabet er enormt: 1200 sites med samlet 1,3 mio. sider og 900 webredaktører.

Vi har rådgivet dem i 2023 om deres proces mod at lave et CMS-skifte.

Udfordring

Når perfektion spænder ben for processen

Når dit digitale setup består af 1200 forskellige websites, 1,3 mio. sider og næsten 900 redaktører, så er det ikke mærkeligt, at det kan føles lidt tungt at komme i gang med et CMS-skifte. Det er den virkelighed, Københavns Universitet stod midt i. Deres platform har kørt siden 2005, og allerede i 2017 begyndte de at analysere på, hvordan den kunne udskiftes. Men når ambitionerne er store og behovene mange, kan det være svært at tage det første skridt.

Det var her, Reload kom ind i billedet.

Københavns Universitet havde i årevis forsøgt at planlægge sig frem til en perfekt proces og løsning. Med så mange interessenter og et komplekst landskab var der et naturligt ønske om at afklare alle detaljer up front, så man kunne undgå fejl. Men nulfejlskulturen kan hurtigt blive en stopklods for at komme rigtigt i gang, og processen gik for langsomt. Arbejdet med at udskifte CMS’et trak ud, trods en klar erkendelse af, at man let risikerede det gamle system brændte under dem, før de var klar med et nyt.

TILGANG

Anerkend det komplekse

Hos Reload anerkender vi, at så komplekst et setup kræver både overblik og omtanke. Vores rolle var ikke at komme rendende med en færdig køreplan, men at hjælpe KU med at skabe mod og rammer til at komme i gang.

Det gjorde vi på tre centrale måder:

Workshop med webredaktører og interessenter: Vi faciliterede en session, hvor vi samlede perspektiverne og fik forventningerne afstemt på tværs.
Løbende rådgivningssessioner: KU’s projektledere kom til os med deres aktuelle udfordringer, og vi kunne dele erfaringer fra lignende store organisationer (fx bibliotekerne og Københavns Kommune). På den måde fik de både konkrete metoder og et kærligt skub i retning af at teste ting af fremfor at vente på den perfekte løsning.
Agile metoder i praksis: Vi introducerede KU til principper omkring funktionelle leverancer, (Nogle gange kalder vi det lodrette slices eller Epics) relativ estimering i story points og burn-up charts. Det gav dem nye værktøjer til at styre fremdriften, gøre leverancer mere håndgribelige og invitere flere parter til at give feedback undervejs. Resultatet var både bedre forventningsafstemning og stærkere forankring af den kommende CMS-løsning.

Det foreløbige resultat

Et sikkert afsæt til KU’s nye CMS

KU står i dag et helt andet sted end for blot få år siden. De arbejder nu med et mere agilt mindset, hvor det er legitimt at komme i gang, også selvom alt ikke er afklaret på forhånd. Undervejs har de fået metoder og værktøjer til agil projektledelse og bekræftelse på, at mange af deres egne greb faktisk var rigtige. De har samtidig fået nye perspektiver på, hvordan man kan udvikle i små skridt, og konkrete redskaber til både estimering og fremdriftsmåling. Samtidig har de opnået et mere håndgribeligt og afprøvet greb om leverancer gennem lodrette slices, som har gjort forankringen lettere.

Og vigtigst af alt: KU er endelig kommet i gang med et forløb, der alt for længe havde stået stille.

Det “svære”

Dét har vi lært

Rådgivning bliver endnu stærkere, når vi ikke kun hører projektlederens version, men også oplever processerne indefra. Næste gang vil vi derfor arbejde for at være endnu tættere på dagligdagen hos kunden, fx ved at deltage i standups og plannings. Det giver et rigere billede og dermed endnu bedre rådgivning.