En digital genvej til færre fejl og hurtigere sagsbehandling

BUPL

5. jan.

Kort om samarbejdet

BUPL er fagforening og a-kasse for pædagoger med over 60.000 medlemmer. Organisationen arbejder for bedre vilkår for medlemmerne og tilbyder rådgivning, kurser og værktøjer, både for pædagoger i arbejde og studerende.

Reload har arbejdet sammen med BUPL siden 2021.

www.bupl.dk

*Arne og Maja har været nogle af drivkræfterne bag denne digitalisering hos BUPL*

Udfordring

Når papirarbejde bliver en stopklods

Arbejdsskader er alvor. Både for det enkelte medlem og for den organisation, der skal håndtere sagen korrekt, hurtigt og sikkert.

Hos BUPL modtager man omkring 500 arbejdsskadesager om året – og indtil for nylig var processen tung og manuel.

Medlemmer skulle hente en PDF med oplysningsskema og fuldmagt, printe den, udfylde den – ofte sammen med fagforeningen – og derefter enten scanne og sende den via e-mail eller med go’ gammeldaws PostNord.

Der fandtes to forskellige blanketter: én til ulykker og én til erhvervssygdomme.

Det betød udgifter til print, porto og administration, mange manuelle arbejdsgange, øget risiko for fejl og mangelfulde oplysninger samt lange sagsbehandlingstider.

LØSNING

Digital først - men med omtanke

Sammen med BUPL har vi bygget en formular, der understøtter god digital selvbetjening – med fokus på datasikkerhed, bedre brugeroplevelse, færre fejl og mere effektiv sagsbehandling.

Vi valgte en bevidst, trinvis tilgang. I stedet for at bygge én stor, tung løsning med dybe integrationer fra dag ét, startede samarbejdet med et klart mål: Skab værdi hurtigt – og mål den, før kompleksiteten øges. På den måde kunne BUPL måle på resultaterne før næste udviklingsskridt.

Som fast leverandør kender Reload BUPLs forretningsdomæne og medlemmernes virkelighed indgående. Det gjorde det muligt at stille de rigtige spørgsmål tidligt og optimere brugerflowet.

Løsningen blev en digital arbejdsskadeformular bygget i Drupal med fokus på:

Ét samlet indgangspunkt for ulykke og arbejdsskadeanmeldelser
Intelligente brugerflows, hvor medlemmer kun ser relevante felter
Validering undervejs, så fejl fanges, før sagen sendes ind
Simpel integration til Penneo for sikker underskrift

Det betød færre fejl, bedre datakvalitet og en markant lettere oplevelse for både medlemmer og sagsbehandlere.

*Et lille indblik i de formularer, der ligger bag login.*

Resultat

Store besparelser

Den digitale løsning har været i drift siden februar, og den har allerede skabt betydelige besparelser og gjort processen langt nemmere for både medlemmer og medarbejdere.

BUPL har bl.a. oplevet klare forbedringer med:

Besparelser på manuelle processer, print og porto
Et langt bedre flow i arbejdsskadeanmeldelser
Færre fejl i indsendte sager
Hurtigere sagsbehandling

Samtidig lever løsningen op til krav om stærk sikkerhed og korrekt håndtering af følsomme oplysninger, og kortlægningerne før og efter peger tydeligt på en langt mere enkel proces for alle parter.