Når åbningstider bliver komplekse: sådan gjorde vi det simpelt for bibliotekerne

22. okt.

Kort om samarbejdet

Det Digitale Folkebibliotek er en forening, der driver og udvikler fælles digitale løsninger til alle landets kommunale folkebiblioteker, herunder et fælles, open source-baseret CMS.

Vi har arbejdet sammen med Bibliotekerne, siden vi startede 2010.

detdigitalefolkebibliotek.dk

Udfordringen

Én platform med mange virkeligheder

Hvordan håndterer man åbningstider, når ét bibliotek i virkeligheden består af mange afdelinger, funktioner og særtilbud, alle med deres egne rytmer?

Det spørgsmål kom Det Digitale Folkebibliotek med til os. Sammen med DDF har vi bygget en elegant, samlet løsning, der gør det komplekse enkelt og redaktørernes hverdag markant lettere.

Bibliotekerne har nemlig ikke bare åbent og lukket. Der er betjent og ubetjent tid, telefontider, borgerservice, bogbusser, caféer, retshjælp, og hver del har sine egne åbningstider. Hertil kommer, at ændringer sker løbende året rundt ved f.eks. ferier og højtider, og at redaktørerne skal kunne opdatere hurtigt og uden bureaukratisk bøvl.

Kort sagt: et tilsyneladende simpelt problem, der i praksis er overraskendeekstremt komplekst.

TILGANG

Vi bygger sammen med brugerne

Vi gik til opgaven på klassisk Reload-manér: Vi startede med DDF’s behovsbeskrivelse og dykkede herefter ned i, hvad der fungerede (og ikke fungerede) i den eksisterende løsning. Herfra byggede vi en ny struktur fra bunden.

Projektet blev drevet iterativt:

Vi udviklede, viste frem, fik feedback, justerede og gentog. Og gentog. Og gentog.

På den måde blev løsningen ikke bare teknisk robust, men også gennemtestet i virkeligheden af de mennesker, der faktisk skulle bruge den.

Resultat

Lettere hverdag for redaktører

Modulet er live og nemt at bruge for redaktører. Bibliotekerne oplever nu et markant forbedret arbejdsflow. Opgaven er blevet langt nemmere, og når redaktørernes arbejde bliver lettere, sikrer det også at åbningstiderne bliver holdt bedre ajour. Det giver bedre overblik, færre fejl og en oplevelse, der føles enkel, selvom teknikken bag ikke er.

Det "svære"

Det blev vi klogere på

Det sværeste var egentlig ikke teknikken, men forståelsen. At gennemskue, hvordan åbningstider bliver brugt i praksis, og hvilke greb der reelt var behov for, krævede tæt samarbejde og flere iterationer. Men processen viste sig at være stærk nok til at håndtere kompleksiteten